Ewidencja środków trwałych to inaczej księga inwentarzowa. Nie można jej utożsamiać z ewidencją na kontach w programach księgowych, choć tego typu błędy się zdarzają. Ewidencja księgowa i księga inwentarzowa nie są tym samym, ale powinny stanowić swoje uzupełnienie.
Do księgi inwentarzowej wprowadza się wszystkie zdarzenia w związku ze środkami trwałymi. Z zawartych w niej danych korzysta się podczas inwentaryzacji, generowania raportów. Może być też dodatkową informacją do bilansu. Są firmy, w których księga inwentarzowa jest obligatoryjna. Obowiązek prowadzenia księgi inwentarzowej dotyczy spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, a także osób fizycznych prowadzących działalność, które rozliczają się na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Może o nią poprosić biegły w trakcie badania sprawozdania finansowego i jest szczególnie pomocna, kiedy firma ma dużo środków trwałych. Biorąc to wszystko pod uwagę, księga inwentarzowa powinna być tak skonstruowana, by była funkcjonalna i uporządkowana.
Wersja papierowa odchodzi do lamusa
Dawniej księgi inwentarzowe prowadzone były jedynie w formie papierowej. To tanie, ale i mało wygodne oraz po prostu archaiczne rozwiązanie. Obecnie w większości firm stawia się na rozwiązania informatyczne. Księga pozwala w prosty sposób zweryfikować stan majątku przedsiębiorstwa. W programie można szybko znaleźć poszczególne informacje lub dokument. Księga inwentarzowa w formie programu komputerowego musi mieć te same zapisy, co jej tradycyjny odpowiednik oraz prowadzona ma być w zgodzie ze wszystkimi przepisami prawa.
Dobre rozwiązanie wspierające prowadzenie księgi inwentarzowej to funkcjonalny program, który można dopasować do indywidualnych potrzeb firmy. Program pozwoli oszczędzać czas oraz wyeliminuje ryzyko popełnienia błędów. Przyjrzyjmy się zatem nieco bliżej temu, jakie funkcje są najbardziej przydatne. Zaczniemy od tych najbardziej podstawowym, po te, które pozwolą ułatwić codzienną pracę.
1. Ewidencja kartotek
Dotyczy to wszystkich wartości prawnych i niematerialnych, środków trwałych, a także wyposażenia.
2. Rodzaje amortyzacji
W elektronicznej księdze inwentarzowej jest rozróżnienie na amortyzację liniową, jednorazową i degresywną.
3. Prowadzenie kartotek
Chodzi tutaj o rejestrację wszystkich zmian dotyczących środków trwałych, wartości lub wyposażenia, automatyczne nadawanie numerów kolejno wprowadzanych pozycji. Oprócz tego można przypisać osobę odpowiedzialną za kartotekę, wyjątki od amortyzacji, czy przypisać daną kartotekę do kosztów.
4. Ewidencja dokumentów dotyczących obrotu środków trwałych i zmian ich parametrów
Środki trwałe dochodzą do stanu majątku firmy, ale są też likwidowane. Ewidencja dokumentów będzie potwierdzeniem wszelkich operacji i pozwoli zachować porządek. Oprócz tego w systemie możliwe jest także automatyczne generowanie odpisów amortyzacyjnych.
5. Zestawy środków trwałych
Dla lepszego uporządkowana poszczególne środki trwałe, czy wartości niematerialne i prawne można połączyć w grupy.
6. Źródła finansowania
Zakup środków trwałych może być różnie finansowany. Przykładowo jedne stanowią środki własne, inne pozyskano poprzez dotacje. W dobrym programie można przypisać źródło finansowania do konkretnego środka trwałego. Można również podzielić źródło finansowania, jeśli dany zakup wymaga wskazania kilku źródeł.
7. Opcja terminarza
Dzięki terminarzowi można wprowadzić planowanie na dany dzień czynności na środkach trwałych. Można zapisać w nim takie zadania jak konserwacje, czy przeglądy, co pozwoli na lepszą organizację pracy.
