W magazynach zachodzi wiele procesów, odbywających się z dużą częstotliwością. Ciągłe dostawy oraz wydawanie ładunków sprawiają, że może dojść do bałaganu. Jednak odpowiednie zarządzanie magazynem pozwala rozwiązać problem. Dlaczego jeszcze jest ono tak ważne? Jak je odpowiednio zorganizować? Wyjaśniamy!
Zarządzanie magazynem, czyli porządek
W magazynie nietrudno o bałagan. Chodzi tutaj zarówno o nieuporządkowanie towarów, jak i o bałagan w dokumentacji. Jeśli pracownicy magazynu nie wiedzą, jakie jest przeznaczenie towaru czy skąd on pochodzi, nie wiedzą też, w jaki sposób go składować. W konsekwencji zalega on w oczekiwaniu, aż ktoś podejmie decyzje. Podobnie brak odpowiedniej ewidencji powoduje chaos w dokumentach. W pewnym momencie już zupełnie nie wiadomo, co zrobić z niektórymi towarami.
Powyższe zjawiska mają swoje konkretne, często bardzo przykre konsekwencje. Otóż nieuporządkowanie towarów lub danych w dokumentach powoduje opóźnienia. Czasami dochodzi też do utraty towaru. W efekcie notowane są straty finansowe. Ponadto klienci są niezadowoleni, więc rezygnują z usług danej firmy. Oznacza to mniej więcej tyle, że zorganizowane, poprawne zarządzanie magazynem jest bardzo ważne.
Jak pomóc sobie w zarządzaniu magazynem?
Im większy magazyn, tym trudniej nim zarządzać. Jednak nawet w przypadku tych najmniejszych nie jest to łatwe zadanie. Kiedyś zarządzano magazynami z użyciem kartki i kalkulatora. Dzisiaj tempo działania w magazynie, jak również zakres wykonywanych działań, są zbyt duże. Dlatego niezbędny jest odpowiedni program. O czym konkretnie mowa? Co wyróżnia dobry program tego typu? Już odpowiadamy.
Otóż program, o którym mowa, to system zarządzający wszystkim, co dzieje się w magazynie. Przynajmniej z założenia powinien działać kompleksowo. W przypadku najtańszych, niskiej klasy systemów, nie zawsze tak jest. Niemniej jednak w zasadzie każdy program tego typu jest przystosowany do ewidencji stanów magazynowych. Innymi słowy, odnotowuje on wszystkie dostawy i każde wydanie towaru. Na bieżąco aktualizowane są stany magazynowe.
Co ważne, w systemie znajdują się dane dostawców i odbiorców towarów. Poszczególne towary są im przypisane, a każde zdarzenie, które ma mieć miejsce w magazynie, posiada swój indywidualny wpis, wraz z datą. Dzięki temu zawsze wiadomo, od kogo pochodzi dana paczka i co ma się z nią stać. Nie ma też wątpliwości w zakresie tego, do kogo ma trafić towar przygotowany do wysyłki.
Dobry program, czyli jaki?
Jak już wspomnieliśmy, nie każdy program służący zarządzaniu magazynem jest tak samo dobry. Te najlepsze działają kompleksowo, a więc pozwalają zarządzać każdym aspektem pracy magazynu. Co więcej, wysokiej klasy magazyn daje się połączyć innymi systemami wykorzystywanymi w firmie. Mowa tutaj choćby o systemach finansowych. Niewątpliwie istotna jest też intuicyjna obsługa magazynu. W końcu ma on służyć pracownikom, którzy niekoniecznie są specjalistami z zakresu obsługi programów informatycznych. Warto wybrać renomowanego dostawcę programu do zarządzania, aby rzeczywiście usprawnić funkcjonowanie magazynu.
