Robiąc dużą imprezę, każdy organizator chce, by była ona wyjątkowa i pozytywnie zapisała się w pamięci uczestników. Wynajmuje się wtedy najlepszą salę i szykuje super atrakcje. Ale duży event musi być przygotowany profesjonalnie. Niezbędna jest wtedy pomoc doświadczonej firmy organizującej imprezy. Jak dobrze wybrać?
Jak zorganizować niezapomniany event?
Od czego zacząć organizację dużej imprezy? Podstawą jest dobry plan eventu. Oczywiście należy też wiedzieć, jakim dokładnie budżetem dysponujemy. Plan musi określać również datę imprezy, jej miejsce, liczbę uczestników i ewentualnie ich zakwaterowanie. Ważne też są catering i napoje, a także atrakcje eventowe, dekoracje, gadżety związane z imprezą, lista gości, zaproszenia, dojazd i parkingi dla przyjezdnych. I jeszcze wiele innych kwestii… Dokładna agenda eventu musi zawierać rozpisany na minuty i przedstawiony w odpowiedniej kolejności przebieg wydarzenia. Dla amatora albo przypadkowego pracownika, któremu zlecimy zadanie przygotowania na przykład dużej imprezy firmowej, może to być zbyt trudne. I dlatego w tym momencie musi wkroczyć profesjonalna firma organizująca eventy.
Jak wybrać agencję eventową?
Firm organizujących eventy jest tak dużo, że powstało już określenie: przemysł spotkań albo branża MICE. Ciągle powstają też nowe, czasem jednoosobowe, a czasem składające się z kilku zapaleńców firmy zajmujące się eventami. Jednak profesjonalna organizacja imprezy to coś więcej niż tylko dobry wodzirej i niezły pomysł. Firma eventowa musi umieć kalkulować i planować. Czasem oczywiście też improwizować, ale przede wszystkim nie może być mowy o amatorszczyźnie. W tej branży doświadczenie, zaufanie i profesjonalizm są kluczowe. Wyobraźmy sobie organizację na przykład międzynarodowej konferencji albo poważnego spotkania biznesowego, gdzie wszystko oparte jest na gołosłownych deklaracjach, bez konkretnych umów, terminów, sprawdzonych dostawców i rzetelnych gwarancji. Absurd, prawda?
Najlepsza agencja eventowa – co to znaczy?
Najlepsza firma organizująca imprezy to taka z długą historią, wieloma sprawdzonymi opiniami, wypróbowanymi dostawcami i podwykonawcami. Dodatkowym atutem powinno być też własne zaplecze w pełnym zakresie. Czyli własny ośrodek na eventy, własny catering oparty na wypróbowanych i niezawodnych kucharzach i swoim zapleczu w tej dziedzinie. W organizacji konferencji, kongresów czy imprez firmowych doświadczenie i wiarygodność są bardzo istotne. Przecież w razie niedociągnięć czy wręcz totalnej klapy imprezy najbardziej ucierpi nie wizerunek naszego podwykonawcy, tylko firmy, która zaprasza gości i marki, z którą będzie kojarzył się cały event.
Jakie atrakcje może zaproponować firma eventowa?
Dobra firma organizująca eventy powinna mieć w swojej ofercie co najmniej kilkanaście różnych, sprawdzonych atrakcji na imprezy. Na przykład organizując imprezę firmową może zaproponować ciekawe gry team buildingowe, jak maszyna Goldberga, zabawa w węzeł gordyjski lub w tratwę ratunkową. Z kolei na bardziej oficjalne przyjęcia albo gale firmowe można zaprosić znanego wykonawcę muzycznego, aktora albo osobę bardzo cenioną i uznaną za autorytet albo prekursora w danej branży. Zgoła inne atrakcje można przygotować na nieco mniej formalne imprezy integracyjne. Może to być na przykład ognisko firmowe czy zabawne konkurencje na świeżym powietrzu. Sprawdzi się również wspomniana już maszyna Goldberga, ale można wtedy dodatkowo wykorzystać atuty dostępnych terenów zielonych i tego, co na nich znajdziemy.
