Informacja prasowa jest pierwszym krokiem do nawiązania kontaktu z dziennikarzami i nadzieją na zwiększenie widoczności w mediach. Na jej podstawie powstaje tzw. informacja dziennikarska umieszczana w prasie codziennej, czy też branżowej. Czym powinna wyróżniać się skuteczna informacja prasowa? O czym pamiętać, przygotowując komunikat dla mediów?
Dlaczego informacja prasowa jest ważna?
Specjaliści od public relations pracują nad wizerunkiem firmy. Ich zadaniem jest ukazanie pozytywnego obrazu miejsca pracy. Dążą do tego, wykorzystując różnego rodzaju sposoby komunikacji z otoczeniem, w którym działa przedsiębiorstwo. Jednym z nich jest współpraca z mediami. Aby osiągnąć sukces, konieczne jest sporządzenie interesującej informacji prasowej. Niestety często zdarza się, że wiadomość dla dziennikarzy zostaje przygotowana w nieodpowiedni sposób, a inicjatywa kończy się fiaskiem.
Zasady tworzenia skutecznej informacji prasowej
Informacja prasowa nie może być zbyt długa, a temat przegadany. Podstawą jest czytelność i jasny przekaz, a sama notatka powinna być krótka i treściwa. Warto pamiętać, że dziennikarze często skracają lub modyfikują tekst, dlatego dużym uproszczeniem jest podzielenie go na części – nie tylko łatwiej się go czyta, ale również redaguje.
Notatka powinna być merytoryczna, język niezbyt ozdoby i kwiecisty, ale również nie nadmiernie kolokwialny. Kwestią dyskusyjną pozostaje użycie zwrotów branżowych – jeśli tekst ma pojawić się w piśmie specjalistycznym, można po nie sięgnąć, w przeciwny wypadku warto je ograniczyć. Istotną kwestią jest także odpowiednie zatytułowanie wiadomości do mediów. Warto poświęcić temu chwilę, ponieważ zaintrygowanie dziennikarza może oznaczać sukces materiału.
Struktura tekstu i szata graficzna informacji prasowej
Agencja PR na co dzień zajmuje się m.in. przygotowywaniem materiałów dla prasy. Specjaliści od public relations wiedzą, że istotna jest struktura, budowa informacji prasowej. Na początku należy umieścić krótki, interesujący wstęp, który zachęci do dalszej lektury. Lead powinien składać się z 3-4 zdań. W treści dobrze jest zacząć od szczegółów i dopiero potem przejść do ogólnych informacji. Zgodnie z zasadami odwróconej piramidy, najważniejsze dane należy umieścić na początku.
To, o czym nie można zapomnieć, przygotowując informację prasową, to konieczność przekazywania rzetelnych i aktualnych wiadomości. Liczą się fakty, nie uczucia i opinie – informacja prasowa nie może być podszyta emocjami. Wystarczy dobrze napisany, konkretny tekst, ewentualnie logo firmy. Najlepiej wysyłać informacje w edytowalnych plikach, co ułatwi dziennikarzowi pracę nad tekstem.
