Prowadzenie kadr i płac to obowiązek każdego przedsiębiorstwa, które zatrudnia podwładnych. Zajmowanie się zagadnieniami z tego obszaru wymaga odpowiedniej wiedzy i umiejętności oraz znajomości konkretnych przepisów. O kwestie kadrowo-płacowe można zadbać poprzez zatrudnienie pracowników specjalizujących się w twardym HR lub zlecenie obowiązków zewnętrznej firmie. Jakie wady i zalety mają te rozwiązania?
Outsourcing kadr i płac, czyli rozwiązanie zyskujące na popularności
Prowadzenie kadr i płac w firmie to złożone zadanie, zwłaszcza jeśli zatrudnia się wielu pracowników na różne umowy. W ramach tego typu procesów trzeba zadbać o mnóstwo obowiązków – od sporządzania listy płac i rozliczania czasu pracy podwładnych aż po przygotowywanie kompleksowej dokumentacji pracowniczej oraz kontaktowanie się z urzędami i instytucjami. Można zlecić to zewnętrznemu podmiotowi. Na tym polega outsourcing kadr i płac – rozwiązanie, które cieszy się coraz większą popularnością zarówno wśród większych, jak i mniejszych firm. Korzystając z niego, przekazuje się wszystkie obowiązki z zakresu twardego HR (lub tylko ich część, w zależności od zapisów umowy) firmie outsourcingowej, która zatrudnia wyspecjalizowanych ekspertów. Mają oni rozległą wiedzę i doskonale orientują się w najnowszych zmianach prawnych. Ich zadaniem jest terminowe załatwianie wszystkich kluczowych kwestii z obszaru kadr i płac.
Outsourcing może być bardzo wygodną opcją. Pozwala przedsiębiorcy, który z niego korzysta, skupić się na głównym profilu działalności firmy. Zdejmuje też z niego odpowiedzialność w przypadku niedopełnienia ważnych spraw – zazwyczaj w pełni przejmuje ją podmiot outsourcingowy. Takie rozwiązanie może być również opłacalne pod względem finansowym – często jest po prostu tańsze niż prowadzenie własnego działu kadr i płac.
Oczywiście oprócz tego ma pewne wady. Wiąże się z potencjalną utratą kontroli nad tym, jak realizowane są procesy z zakresu twardego HR. Istnieje też ryzyko wycieku poufnych informacji z firmy. Aby tego uniknąć, należy podejmować współpracę z wiarygodnymi podmiotami outsourcingowymi. Jednym z takich podmiotów jest https://www.randstad.pl/.
Klasyczne rozwiązanie, czyli własny dział kadrowo-płacowy
Klasycznym sposobem prowadzenia kadr i płac w firmie jest stworzenie wewnętrznego działu zajmującego się tymi zagadnieniami. Zapewnia to pełną kontrolę nad tym, w jaki sposób załatwiane są poszczególne kwestie. Jako że pracodawca sam zatrudnia specjalistów, może też zweryfikować, czy mają oni wymagane kwalifikacje. Dodatkowo prowadzenie własnego działu HR daje pewność, że jego członkowie dobrze rozumieją potrzeby i założenia danej firmy.
Takie rozwiązanie ma jednak również wady. Przede wszystkim wiąże się z wysokimi kosztami wynikającymi z konieczności rekrutacji specjalistów ds. kadr i płac, zorganizowania im stanowisk pracy, wypłacania comiesięcznych pensji czy wreszcie wydzielenia budżetu na ich szkolenia. Wymaga również od pracodawcy o wiele więcej uwagi. Oprócz tego to na właścicielu firmy spoczywa odpowiedzialność za ewentualne błędy i niedopatrzenia w sprawach kadrowo-płacowych.
